Organiza tu negocio

La organización es una de las claves que permite que un negocio funcione de manera efectiva y que podamos inclusive contabilizar los resultados y acciones diarias.

Organizar no es un tema solo de agenda, también lo es cuando se trata de crear procesos que faciliten las labores diarias para todos los colaboradores. Algo que no debe dejarse al azar pues puede costar tiempo y dinero.

La calidad es uno de los aspectos que hará que los clientes te prefieran por encima de tu competencia y esto puede ser controlado cuando estandarizas tus procesos.

¿Cómo organizar tu negocio?

Crea un manual para tus colaboradores donde ofrezcas instrucciones claras y precisas sobre lo que esperas de ellos, se describan los puestos de trabajo, las funciones, la manera de llevar a cabo el trabajo, el horario laboral, las metas a alcanzar y los beneficios a recibir.

Establece reglas basándote en lo que quieres que siempre esté presente en tus servicios y/o productos y creando penalidades en caso de incumplimiento.

Comparte verbalmente con tus colaboradores lo que dice este manual, esto permitirá dejar claro lo que esperas que se haga y cómo. Podrás también explicarles por qué se ha tomado esta medida y la manera en que el cumplimiento de estas normas benefician a todo el equipo.

Crea una agenda semanal, este documento permitirá que todos conozcan los proyectos que se están desarrollando, que tanta relevancia tiene el uso del tiempo y las acciones que hay que llevar a cabo.

Esto se puede compartir en un mural colocado en un espacio común de trabajo y que inclusive puedan marcar o modificar de ser necesario.

Cada colaborador debe conocer cuales son los resultados que debe presentar y cada que tiempo tendrá que dar cuenta de lo que hace.

Fomenta el trabajo en equipo, esto puede ayudar a que lleven una buena relación, el clima laboral sea agradable y se consigan mejor los objetivos a alcanzar.

Un área que debe estar muy bien organizada siempre es la contabilidad de la empresa. Los números de ingresos y egresos deben estar siempre claros, no se debe postergar ningún reporte o pago de impuestos ya que esto puede significar pago de mora o tener el negocio en números rojos.

Todo el que forme parte del equipo debe colaborar a que la contabilidad permanezca al día ofreciendo los reportes que les correspondan día a día.

Herramientas tecnológicas para organizar tu negocio

Un sinnúmero de aplicaciones y herramientas para mejorar procesos comunes de trabajo están disponibles con y sin pago, tanto para los teléfonos móviles como para la computadora y permiten hacer mucho más sencillos actividades del día a día.

Algunas de estas aplicaciones harán el trabajo por ti, de organizar sin tener que crear elaborados esquemas.

Cuenta el tiempo que distraes. Actualmente todo el entretenimiento disponible en Internet hace un verdadero reto para cualquier profesional mantener la concentración en lo que hace y si no se controla se pudiera estar perdiendo tiempo valioso para producir.

La aplicación denominada Rescue Time te permite rastrear el tiempo que pasas en la computadora y aparato móvil en páginas que te distraen y generarte un informe. Con esto puedes medir que tanto esta afectándote a ti y a tus colaboradores las distracciones. En esta aplicación también puedes programar un tiempo limite diario para pasar en páginas de entretenimiento y esta se encargará de avisarte cuando lo alcanzaste.
Darle seguimiento a lo que cada miembro de tu equipo está trabajando podría ser una tarea agotadora y además invasiva. Para poder llevar el control de lo que se esta haciendo se ha desarrollado la aplicación denominada Asana.

Esta permite el uso de equipos de hasta 15 personas y evita que se tengan que mandar correos para dar seguimiento, llamar o conversar cada cierto tiempo sobre el tema.

La aplicación es gratuita y permite que todos los participantes puedan conocer las tareas que están pendientes, las que se están desarrollando, cómo van progresando y quien es la persona que está a cargo.
Compartir temas, archivos y documentos de trabajo con tu equipo en una misma plataforma, esto es lo que permite la aplicación denominada Slack. Una gran cantidad de herramientas tales como Dropbox, Google Drive, Skype, entre otros, es a lo que tendrás acceso.

En lugar de tener que usar WhatsApp para una cosa, correos electrónicos para otras, en esta sola aplicación puedes mantener una conversación con todo el equipo y compartirle cualquier tipo de archivo.
Quickbooks es un software de contabilidad desarrollado especialmente para el manejo de pequeñas y medianas empresas. Este te permite hacer inventarios, generar facturas, guardar facturas de gastos, agregar información sobre tus suplidores y clientes.

Al agregar toda la información de tu empresa a esta plataforma se te hará más sencillo poder buscar cualquier información sobre tu contabilidad y tener claro los números mes tras mes.

Muchas de las aplicaciones disponibles para organizar negocios no tienen costo, otras tienen versiones más eficientes, con sistemas de pago mensual o anual. Inversiones que se agregan al presupuesto del negocio y que son tan necesarios como el pago de la energía eléctrica y el Internet.

Optar por hacer un pago anual de esas aplicaciones imprescindibles para tu negocio puede ahorrarte tiempo e incluso en algunos casos, hasta la necesidad de un colaborador adicional para tu equipo.

Para realizar esta inversión puedes aplicar por un préstamo rápido para negocio, los cuales están disponibles en Fintech como Panacrédito en el país.

Esta ofrece la facilidad de una aprobación rápida con algún tipo garantía, y tras su aprobación puedes recibir el monto solicitado el mismo día a domicilio.

14/11/2018